signaturen für geschäftliche e-mails

Seit Januar 2007 gelten für geschäftliche E-Mails neue gesetzliche Regelungen (§ 37a Handelsgesetzbuch). Daraus ergibt sich für Firmen die Notwendigkeit, sicherzustellen, dass alle ausgehenden Mails eine bestimmte Signatur mit Angaben wie Firmensitz, Gesellschafter und Registergericht enthalten. Dies kann u.U. auch für Mails notwendig sein, die automatisiert aus Notes-Anwendungen heraus versendet werden.

Wenn man nicht darauf vertrauen möchte, dass alle Benutzer eine entsprechende Signatur in ihren Client-Einstellungen hinterlegen, gibt es zwei verschiedene Lösungsmöglichkeiten für eine zentrale Verwaltung der Signaturen:

Variante 1: Mail-Policy
Sofern ein Domino-Server der Version 7 oder höher eingesetzt wird, kann eine Policy genutzt werden, um die Signatur an alle Mails anzuhängen. Dadurch wird die Signatur automatisch an alle ausgehenden Mails angefügt, ohne dass der Benutzer davon etwas bemerkt. Auch aus Anwendungen heraus versendete Mails erhalten die Signatur.

Variante 2: ITWU-Signature-DB
Für ältere Server-Versionen bieten wir ein selbstentwickeltes Tool an, mit dem die Signaturen der Benutzer zentral verwaltet werden können. Die Signaturen können dabei auch Abteilungs- und Presonenbezogen berechnet werden, beispielsweise mit Name und Telefonnummer des jeweiligen Benutzers. Die Signatur ist bereits während des Schreibens der Mail für den Benutzer sichtbar. Für aus Anwendungen versendete Mails funktioniert diese Methode zwar nicht automatisch, aber die Notes-Anwendungen können so angepasst werden, dass sie die entsprechende Signatur ebenfalls einbinden.

Wir beraten Sie gerne, welche Möglichkeit für Ihre Anforderungen am besten geeignet ist. Fragen Sie uns einfach!

Konfiguration einer Signatur in der ITWU-Signature-DB

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