Signaturen für geschäftliche E-Mails

Laut Handelsgesetzbuch sind deutsche Unternehmen dazu verpflichtet, allgemeine Angaben wie Firmensitz, Gesellschafter und Registergericht in allen geschäftlichen E-Mails anzugeben. Wie Sie diese Regel im ganzen Unternehmen einheitlich durchsetzen können, erfahren Sie hier.

Die entsprechenden gesetzlichen Regelungen (§ 37a Handelsgesetzbuch) gelten seit Januar 2007 und können u.U. auch für E-Mails, die automatisiert aus Notes-Anwendungen heraus versendet werden in Kraft treten. Derartige E-Mails, wie beispielsweise automatische Bestell- oder Empfangsbestätigungen, müssen demnach automatisch mit einer Signatur versehen werden. Darüber hinaus müssten Sie sicherstellen, dass alle Ihre Mitarbeiter eine entsprechende Signatur selbstständig in ihren Client-Einstellungen hinterlegen. Oder Sie benutzen eine der beiden folgenden Lösungsmöglichkeiten zur zentralen Verwaltung der Signaturen:

Sofern ein Domino Server der Version 7 oder höher in Ihrem Unternehmen eingesetzt wird, kann die Signaturenverwaltung durch eine Policy, d.h. einer administrativen Richtlinie, geregelt werden. Dadurch wird die Signatur automatisch an alle ausgehenden E-Mails angefügt, ohne dass der Benutzer davon etwas bemerkt. Auch aus Anwendungen heraus versendete E-Mails erhalten diese Signatur.

Die ITWU-Signaturendatenbank unterstützt Sie bei der Verwaltung Ihrer Signaturen in den folgenden Fällen:

• Die administrativen Richtlinien für Signaturen sind im Domino Server erst seit der Version 7 enthalten. Sollten Sie also eine ältere Server-Version im Einsatz haben hilft Ihnen die ITWU-Signaturendatenbank bei der Verwaltung Ihrer Signaturen.
• Wenn Sie für Ihre Mitarbeiter nicht nur eine Standardsignatur einsetzen, sondern die Signaturen personalisieren möchten, ist die ITWU-Signaturendatenbank ebenfalls die richtige Lösung für Sie.
• Zudem stellt Lotus Notes / Domino in der Version 8.5 neue Gestaltungsmöglichkeiten für E-Mail-Signaturen bereit. Mit Hilfe des Rich Text Formats können Sie nun Grafiken in Ihre Signaturen einfließen lassen, die Schriftart, -größe oder -farbe beliebig verändern u.v.m. Diese Möglichkeiten können allerdings nicht mit den administrativen Richtlinien realisiert werden - mit der ITWU-Signaturendatenbank schon!

Die Signaturen werden durch die ITWU-Signaturendatenbank bereits bei der Erstellung einer neuen E-Mail generiert und können dabei auch abteilungs- und personenbezogen berechnet werden, beispielsweise mit Namen und Telefonnummer des jeweiligen Benutzers. So können auch über kurze Zeiträume hinweg beispielsweise Informationen zu aktuellen Veranstaltungen oder Messen an die Signaturen der E-Mails angehängt werden. Für aus Anwendungen heraus versendete E-Mails funktioniert diese Methode zwar nicht automatisch, allerdings können die Notes-Anwendungen so angepasst werden, dass sie die entsprechende Signatur ebenfalls einbinden.

Wir beraten sie gerne, welche Möglichkeiten für Ihre Anforderungen am besten geeignet ist. Sprechen Sie uns einfach darauf an!

Referenzen
Wo Diakonie drinsteckt, soll auch Diakonie draufstehen (PDF)